Covid-19. Un’emergenza, certamente. Una complessità, non c’è dubbio.
Ma anche una spinta verso una vera e propria rivoluzione, quella che sta avvenendo nei nostri modi di lavorare. Perché? Perché davanti a chiusure imposte e a “servizi sospesi – anzi no”, ogni azienda in questo periodo ha affrontato un bivio importante: interrompere le proprie attività oppure, se possibile, proseguire attraverso modalità che garantissero la qualità del servizio ma anche la sicurezza di clienti, fornitori e collaboratori.
E ciò è stato possibile proprio dove le tecnologie digitali sono diventate strumento ordinario dell’organizzazione del lavoro. PC, software, comunicazione digitale e da remoto erano e sono strumenti che agevolano il lavoro già da tempo. Ma in questa nuova realtà stanno esprimendo tutto il loro potenziale. Sono strumento del cambiamento strutturale che stiamo vivendo, il diffondersi di quel nuovo modo di intendere e svolgere il lavoro, che è lo smart working.
Lo smart working non è solo lavoro agile e comodo. È piuttosto un metodo, una filosofia che riorganizza il lavoro basandolo su compiti, obiettivi e risultati, più che sulla presenza fisica e il timbro del cartellino.
Al di là della definizione, qual è la vera espressione del lavoro agile?
Flessibilità e personalizzazione degli spazi in cui lavorare. Personalizzazione degli orari e degli strumenti di lavoro, pur nel rispetto delle consegne verso l’azienda.
E spesso il lavoratore sceglie di lavorare da casa (l’ambiente più confortevole che c’è!), di auto-organizzarsi e responsabilizzarsi verso le scadenze e i risultati che ci si attende da lui, il che migliora notevolmente la sua produttività, grazie anche al risparmio di tempo sugli spostamenti, e il suo essere multi-attivo.
E riesce più facilmente a seguire più progetti contemporaneamente. Si pensi ai professionisti, ad esempio.
Sui benefici dello smart working non ci soffermiamo. Sono oramai dimostrati. È matematica.
Ma come organizzarlo? Il lavoro è smart se puoi gestirlo agilmente: senza perdere informazioni, velocizzando le comunicazioni, rispettando i flussi di attività come se fossi in azienda e anzi potendo lavorare pressoché ovunque, grazie a portabilità e interconnessione degli strumenti.
Benefici inestimabili. Per le aziende, perché così hanno collaboratori ingaggiati e sempre sul pezzo. E per i lavoratori, perché vedono migliorare le proprie performance pur rispettando compiti e responsabilità. E per i clienti, no??
Nello smart working il lavoratore può operare “dove” e “quando” vuole, abbiamo detto.
L’azienda diventa così uno spazio “aperto”, senza confini di scrivania o pareti, che facilita le relazioni tra persone che si trovano in luoghi diversi.
È comprovato oramai che operare in ambienti aperti stimola le idee e accresce la creatività, oltre che il cercarsi, il confrontarsi.
Fornire strumenti e un’agenda personalizzabili insieme a delle chiare linee guida sulla “libera organizzazione” delle ore lavorate, nel rispetto di responsabilità e obblighi della mansione, è alla base del successo di un’azienda smart.
E il lavoratore ha i suoi tempi di concentrazione e allo stesso tempo il suo spazio virtuale (e sicuro!) per comunicare e condividere documenti coi colleghi.
E all’orario stabilito, la riunione diventa una video conferenza in una “stanza” virtuale su una piattaforma web.
Ma com’è possibile se siamo tutti “fuori ufficio”? Agende digitali condivise, documenti in-cloud, strumenti per webinar, … sono proprio gli strumenti digitali a riavvicinare e favorire il coordinamento di uffici e gruppi di lavoro.
È chiaro che la differenza la fa un’attenta pianificazione delle attività lavorative. A maggior ragione se il progetto è complesso o coinvolge più persone.
Bisogna definire i timing (finali e intermedi), stabilire chi fa cosa e secondo quale flusso operativo, identificare gli obiettivi, correggere il tiro in caso di imprevisti, … Di ogni progetto bisogna avere ben chiare tutte le sue sotto-fasi.
E le risorse necessarie, e quelle disponibili, assegnando i compiti in base a competenze e carichi di lavoro.
La modalità in cloud lo rende ovunque utilizzabile. Il sistema di tracciamento attraverso ticket organizza spazi (virtuali) e tempi dei flussi di lavoro.
In particolare, attraverso la funzionalità delle categorie, puoi suddividere progetti e attività di competenza dei tuoi diversi dipartimenti/team di scopo.
Attraverso la funzionalità dei task – cioè indicizzando ciascuna singola sotto-fase progettuale o persona coinvolta –, puoi definire il giusto flusso del chi fa cosa e attribuire le giuste priorità al lavoro.
Attraverso gli stati dei ticket, hai un monitoraggio costante sulle tempistiche di evasione delle richieste. E grazie a questa temporizzazione puoi individuare colli di bottiglia e ritardi. E addirittura misurarne le performance.
Ogni passaggio diventa elemento fondamentale per il successo del progetto. E favorisce il gioco di squadra: il tuo gruppo di lavoro coopera, si confronta, affronta i suoi compiti nel rispetto dei tempi stabiliti, poiché sa che dal suo lavoro dipende quello dei colleghi.
Grazie a un sistema di alert via e-mail opportunamente adattato al tuo account, osTicket ti consente di monitorare l’avanzamento delle categorie e dei task.
Così anche tu da remoto puoi supervisionare tutti i flussi (e gli scambi verso l’esterno), per assicurarti che il tuo cliente abbia la risposta che gli serve. E nel caso di qualche contrattempo, grazie a una segnalazione in tempo reale al tuo account supervisore, puoi accorgertene subito e riassegnare il task in corso d’opera.
Quando si dice “lontani ma vicini”, dunque: una tavola rotonda, un gruppo di lavoro connesso a tutti i livelli e virtuale.
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2 commenti su “Smart Working: occasioni di crescita”